หลายคนพบว่าการทำตามกฎสองนาทีจนเป็นนิสัยช่วยเพิ่ม ประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขาได้มหาศาล รองประธานบริษัท ซอฟต์แวร์ยักษ์ใหญ่แห่งหนึ่งบอกผมว่าวิธีนี้ช่วยให้เขามีเวลาเพิ่มขึ้น วันละหนึ่งชั่วโมง! เขาเป็นหนึ่งในผู้บริหารไฮเทคที่ได้รับอีเมลสามร้อย ฉบับต่อวันและใช้เวลาส่วนใหญ่ของวันทำงานหมดไปกับการทำงาน สำคัญสามประการ อีเมลหลายฉบับที่เขาได้รับมาจากพนักงานใต้บังคับบัญชา พวกเขาต้องการให้ผู้บริหารท่านดังกล่าวดูอะไรสักอย่าง ขอความเห็นและขอคำตอบตกลงให้เดินหน้า แต่อีเมลเหล่านั้นไม่ตรง กับหัวข้อที่เขาโฟกัสอยู่ในปัจจุบัน ท่านผู้บริหารจึงเก็บอีเมลเหล่านั้นไว้ใน "อินบ็อกซ์" เพื่อกลับมาอ่าน "ภายหลัง” เมื่ออีเมลเหล่านั้นรวมกันได้หลายพันฉบับ เขาต้องใช้เวลาหลายสุดสัปดาห์เพื่อทำงานและติดตามงานให้ทัน คงไม่เป็นไรถ้าเขาอายุยี่สิบหกและอะไรๆก็ทำให้ตื่นเต้นได้ตลอดเวลา แต่ตอนนี้เขาอายุสามสิบกว่าและมีลูกเล็กๆ อีกด้วยการทำงานตลอดสุดสัปดาห์ไม่ใช่พฤติกรรมที่ยอมรับได้อีกต่อไป ระหว่างที่ผมโค้ชเขาจัดการอีเมลมากกว่าแปดร้อยฉบับที่อยู่ใน “อีเมลอินบ็อกซ์ ” ปรากฏว่ามีอะไรหลายอย่างที่โยนทิ้งไปได้ บางส่วนแค่ต้องเก็บไว้เป็นข้อมูลอ้างอิง และมีอีกหลายฉบับที่ใช้เวลาตอบไม่ถึงสองนาที ผมติดตามผลจากเขาหลังจากนั้นหนึ่งปีและเขา ยังทำงานได้ทัน! เขาไม่ปล่อยให้มีอีเมลเกินหนึ่งหน้าจออีกต่อไป ผู้บริหารท่านนั้นกล่าวว่ากระบวนการของผมเปลี่ยนการทำงานของ แผนกของเขาไปอย่างสิ้นเชิงเพราะเดี๋ยวนี้เขาตอบอีเมลเร็วขึ้นมาก พนักงานในทีมของเขาล้วนคิดว่าเขาทำมาจาก“เทฟลอน จากหนังสือ #บริหารชีวิตพิชิตความสำเร็จ #GettingThingsDone